HMS Internkontroll i borettslag og sameier

Alle boligselskap er pålagt å gjennomføre HMS-internkontroll en gang i året. At kontroll utføres er styrets ansvar.

Kontroll og påfølgende tiltak kan med fordel delegeres til andre som kan det. Vi har lang erfaring og kan bistå dere.

Hva er HMS internkontroll?

HMS internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslag og sameier planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.

Hva en internkontroll skal inneholde varierer noe ettersom eiendommer er forskjellige. All bygningsmasse, elektriske anlegg, fellesarealer, bakgård og lekeapparater vil likevel inngå.

Internkontroll-skjema og mål for systematisk HMS-arbeid må også tilpasses det enkelte boligforetak.

Alt arbeid i forbindelse med internkontrollen skal dokumenteres.

Må HMS internkontroll utføres i borettslag og sameier?

Nasjonale sikkerhetsmyndigheter (NSM) pålegger alle foretak, også boligforetak å gjennomføre HMS-internkontroll årlig.

Strømnettsleverandøren kontrollerer at dette gjøres.

Styret plikter å ha oversikt

Konkrete krav til internkontroll er beskrevet i internkontrollforskriften. Også kalt Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter.

Styret må sørge for at denne følges, og at HMS-tiltak og internkontroll gjennomføres.

De må ha oversikt over bygg, alle fellesarealer og installasjoner.

Ved delegering av HMS-oppgaver må styret sørge for at alle er innforstått med sitt ansvar. Det gjelder også konsekvenser som kan følge for person og eiendom dersom HMS-arbeid ikke utføres.

De har også ansvar for at feil eller mangler utbedres.

Hvorfor er HMS internkontroll viktig?

Målet er å minimere sannsynligheten for uønskede hendelser og skader på mennesker eller gjenstander.

Bygg, bakgård og andre fellesarealer skal være i god tilstand. Hvor det verken er fare for ulykker, eller skader på mennesker eller gjenstander.

HMS internkontroll gir oversikt over eiendommen. Det gir mer kontroll over sikkerhet og miljø.

Det må arbeides systematisk og målrettet for god helse, miljø og sikkerhet. Sett mål, organiser, utfør og vedlikehold eiendommen i samsvar med regelverk.

En godt utarbeidet plan lar en sette i gang tiltak. Utbedringsoppgaver vil da prioriteres og gjennomføres på en effektiv og god måte. Gjennomgang av internkontrollen er viktig.

Hvordan gjennomføre HMS internkontroll?

Sett dere inn i regler og forskrifter

Styret må sette seg inn i regler og forskrifter som gjelder for Internkontroll.

Utarbeid kartleggingsskjema

Utarbeid et kartleggingsskjema for deres eiendom. Skjemaet bør vise hva som inngår i internkontrollen, hvilke rutiner for å håndtere vedlikehold og ettersyn som er etablert.

Det bør også vise om det er behov for eller planlagt tiltak eller utbedringer.

Er det planlagt utbedringer bør skjemaet inkludere årsak, hvem som har ansvar og oppgaver innenfor HMS-arbeidet, ansvarsfordeling og når det skal gjøres.

Lag prioriteringsliste for HMS-tiltak

For å sikre at HMS-tiltak blir gjennomført er det smart å lage en prioriteringsliste.

HMS-tiltak som er kritisk og må utføres så snart som mulig prioriteres først. Deretter tiltak som er mindre kritisk og kan vente litt.

Dokumenter delegering av HMS internkontroll

Gjennomføring av HMS-internkontroll og tiltak kan delegeres. Til noen av styremedlemmene, beboere eller til en kompetent tredjepart.

De som skal utføre arbeidet bør besitte kunnskap om de ulike oppgavene.

Informer beboerne om HMS-internkontroll og tiltak

En generell regel er å informere beboerne om HMS-regelverk og HMS-tiltak.

Dette for at de skal forstå at HMS-tiltak bidrar til å overholde sikkerhet, lover og forskrifter. Opplys beboer om å melde styret dersom styret må håndtere feil og mangler.

Delegeres ansvaret til personer eller et firma utenom styret, er informasjon om tiltak ekstra viktig.

Informerer styret og beboerne både om hva, hvorfor og av hvem tiltak skal gjennomføres. Det kan hjelpe de som skal utføre jobben.

God informasjon før og underveis i prosessen vil kunne forhindre unødvendige konflikter eller uenigheter.

HMS-internkontroll + gode tiltak = økonomisk

Boligforetak kan bli bøtelagt dersom HMS internkontroll ikke gjennomføres.

Hvis styret ikke kan dokumentere at HMS-tiltak er fulgt opp og utbedret ved skade eller ulykke, kan de holdes økonomisk ansvarlig.

Godt utført HMS-arbeid, god sikring og godt vedlikehold av bygg og fellesområder reduserer vedlikeholdskostnadene. Det gir også lavere forsikringspremier.

Husk at også økonomistyringen for borettslag og sameier skal dokumenteres som en del av Internkontrollen. 

HMS internkontroll og tiltak fra Driftshjelp

Driftshjelp har lang erfaring med HMS internkontroll og gjennomføring av HMS-tiltak i borettslag og sameier.

Vi har opparbeidet oss dyptgående innsikt i HMS arbeid og HMS-system. Vi har opparbeidet kunnskap om utbedring og praktisk forståelse av internkontrollforskriften.

HMS rutinene gjennomgås og utbedring tilpasses deres eiendom. Vi hjelper med alt fra dokumentasjon, gjennomføring av kontroll, målsetting for HMS-arbeidet, utarbeidelse av risikoanalyser, prioriteringer og utbedringsplaner. Vi utfører også utbedringer og vedlikeholdsarbeid.

Selve internkontrollen gjennomfører vi gjerne i fellesskap med en eller flere fra styret. Det gjør at veien fra identifisering til handling går raskest mulig.

Vi lager prioriteringslister

Basert på risikofaktorer for at skade eller ulykke kan skje, lages en prioriteringsliste. Her beregnes sannsynlig konsekvens, kostnader for utbedring og tid for utbedring.

Vi setter ofte ulike nivåer på HMS-tiltakene: rødt (akutt), gult og grønt nivå.

Prioriteringsliste har vært til stor hjelp for styrene, da det blir enklere å prioritere HMS-tiltakene.

Der vi leverer andre vaktmestertjenester – inkluderer vi gjerne HMS-kontroll og eventuelle tiltak knyttet til tjenesten.